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新手小白怎么轻松上手制作Excel表格?详细操作步骤

发布时间:2020-06-26 14:17   来源:松丫网 作者:溪门飞雪 围观:次 地址:https://www.obcry.com/

Excel表格的制作,其实并不难,主要是Excel的很多功能,小白不熟悉怎么操作。运用Excel制作表格是日常办公非常实用的操作,因此,掌握Excel制作表格技巧,是有必要的。
 
对于新手小白,我总结了以下方法步骤分享给大家。
 
一、Excel表格制作要领
 
我们在设计制作表格时,不要一上来就设置边框、颜色等样式,因为你根本不知道自己要设置什么样的表格,你先去设计样式,到时候不对,又要各种修改,增加工作量。
 
我们在设计制作表格时,要先输入内容,把样式放一边,内容设置好之后,再设置样式。
 
我们要考虑表格需不需要打印,如果需要打印出来,在设置列宽时,就要注意以打印宽度来设置。而如果只是使用电子表格,那就不用管打印宽度了。
新手小白怎么轻松上手制作Excel表格?详细操作步骤
二、Excel表格制作操作步骤
 
这里我们以制作个人收支表为例举例说明。
 
1、创建工作表
 
要设计一个表格,我们首先要创建一个工作表,具体操作很简单,如果你的电脑已经安装了office办公软件,则直接在电脑桌面单击鼠标右键,新建,如图所示,新建Excel工作表。
 
新建之后,我们可以重命名,也可以默认,只要我们自己能找到就可以。这里我重命名为“个人收支表”。然后,双击打开工作簿,系统默认至少会创建一张工作表。一般是三张,“sheet1”“sheet2”“sheet3”。
新建Excel工作表
2、重命名工作表
 
我们可以将随意一张工作表作为我们的收支表来使用,重命名为“收支表”,这里我将“sheet1”重命名为“收支表”。重命名方法:将鼠标移动到左下角的“sheet1”字样上,单击鼠标右键,重命名,“sheet1”字样会添加灰色背景,此时输入“收支表”即可。
重命名工作表
3、设置工作表标签颜色
 
我们可以设置一下工作表的标签颜色,也就是将左下角的“收支表”字样设置颜色样式,这里我们设置为绿色。
插入列
4、设置内容
 
我在开头也说过,先不要去设置什么样式,直接输入内容。
 
表头输入“个人收支表”放在第一行,我们直接在第一行第一格输入即可。输入时,先将鼠标移动到要输入内容的单元格上,单击或者双击都可以输入。
填充内容数据
第二行我们输入列标签,我这里输入“项目”“年初金额”“本月金额”“本年金额”“年末金额”这样几个,大家可以根据自己需要增减。
 
接下来设置行标签,那么为了细分需要,我这里直接将“项目”一列拆分为两列,也就是再插入一列。操作方法,将鼠标移动到列标签“ABCDE……”的A上,注意看,鼠标变成了黑色向下的箭头,此时单击鼠标右键,点击插入,就会自动插入一列。插入后,原来的A列变成了B列。
 
先不要去合并还是回到输入内容上,在第三行A列输入“收入”,隔几行输入“支出”,再隔几行输入“负债”,再隔几行输入“存款”。当然,如果你没有任何负债(欠别人的钱),那可以不要“负债”一栏。
 
接下来在B列输入具体项目,你有哪些收入项目,可以明细输入。我这里输入“网站收入”,“服务收入”,“其他收入”三个。如果你是上班的,可以输入“工资收入”,等,根据自己需要设定。
 
在其他收入下方再输入一个“小计”,就是收入合计。
 
同样的,按照自己的需要设置各项目明细。
设置公式联动
5、设置公式
 
制作表格,尤其是电子表格,尽量让各个单元格之间实现联动,这样能少输入数据。在收支表中,“小计”行,“年末金额”列可以使用公式联动。
 
小计一行,使用“sum”函数,当然也可以直接输入累加公式,我这里使用函数。在C6单元格输入公式:=SUM(C$3:C$5)  公式意思是从c3到c5累加,“$”是固定符号,固定以后,纵然插入行列,或者删除行列,也不会影响计算结果。
Excel复制公式
其中,数字固定,字母不固定,意思是,可以将公式往右拖动,自动复制公式,但不能往下拖动。
 
同样的,在所有小计的地方都设置累加公式,就是把各项目的明细项目金额相加。
 
年末金额公式设定,年末金额=年初金额+本年金额。将鼠标移动到F3单元格,单击一下,输入“=$C3+$E3”,回车。将列固定住,以防我们移动鼠标误操作改变了公式。
Excel设置行高
6、复制公式
 
我们可以通过复制粘贴的方式复制公式,也可以通过拖动的方式复制公式。因为是连续的单元格,这里我选择拖动复制公式。
 
将鼠标移动到要复制的源公式所在单元格上,单击一下,单元格边框变成了黑色,注意看单元格的右下角有个实心方形,将鼠标移动到这个方形上,原本空心的十字加号变成了小的实心十字加号,然后按住鼠标左键往我们需要拖动的方向拖动鼠标,公式就被复制过来了。
 
小计行的公式,我们可以直接拖动到F列,而F列的公式,我们直接可以拖动到16行。
设置表头样式
7、设置收支差额
 
为了使得收支情况看起来一目了然,我们设置几个数据:收支差额,偿还负债。每个设置两个,一个是本月情况,一个是本年情况。没有负债的可以不设置“偿还负债”。
 
因为这个数据比较重要,所以直接放在表头之下,我们在表头之下插入两行。插入方法,将鼠标移动到左边行标签“1234……”的“2”上,点击鼠标右键,点击插入,点一次会插入一行,我们点击两次,就插入两行。
 
在A2单元格输入“本月收支差”,在D2单元格输入“本年收支差”。在A3单元格输入“本月偿还负债”,在D3单元格输入“本年偿还负债”。
 
这个收支差数据,直接使用公式联动。本月收支差的后边,也就是B2单元格输入公式:=$D$8-$D$11  这个公式,我们不需要拖动,所以直接全部固定,全部固定方法,双击公式所在单元格,按“F4”即可。公式依据,本月的收入小计数-本月的支出小计数。
设置边框背景
本年收支差也如法炮制。
 
偿还负债数据,设置为手动输入。
 
8、设置格式样式
 
数据内容大概就是这样,接下来设置格式样式。
 
表头“个人收支表”,先合并居中。鼠标移动到A1,单击一下,按住鼠标左键,拖动鼠标到F1,点击功能菜单栏中的开始选项卡下对齐方式组中的“合并后居中”。设置字号“24”,字体“微软雅黑”,字体颜色“白色”,背景颜色深蓝,当然,可以根据自己喜欢设置。设置行高为“40”,设置行高的方法:鼠标移动到左边行标签的“1”上,点击鼠标右键,点击行高,输入具体数字即可。设置居中显示,选定表头单元格后,点击功能菜单栏中,开始选项卡下,对齐方式组中的如图图标。
新建规则
设置二三两行样式。根据自己需要设置。其他也一样。
 
然后设置宽度,设置宽度时,先将鼠标移动到列标签“A”上,单击一下,然后按住鼠标左键,拖动到F上,将鼠标放到F列和G列列标签的中间,鼠标变成了一个向左向右黑色箭头加号。此时,双击一下鼠标左键,列宽就会自动调整为合适宽度。
 
设置边框,选中所有区域(A1到F18),选定方法:鼠标移动到A1单元格,单击一下,按住鼠标左键,拖动鼠标到f18单元格,单击鼠标右键,点击设置单元格格式,点击边框,先设置边框线条样式,颜色,在点击右边的“外边框”和“内部”图标。
设置收支差规则
如果感觉局部不美观,可以自己做调整。
 
将“收入”、“支出”、“负债”、“存款”四个进行单元格合并,操作方法和表头单元格合并一样。设置所有金额单元格样式为“会计专用”。设置方法,选定要设置的单元格,点击鼠标右键,点击设置单元格格式,点击数字,点击会计专用即可。
 
9、设置特殊样式
 
为了起到提醒警示的作用,我们将收支差金额和偿还负债金额以不同颜色显示。
 
选定单元格B2和E2,按Ctrl键依次单击即可选定。然后点击功能菜单中的开始选项卡下,样式组中的条件格式。点击新建规则。
 
在弹出的设置框中,点击第二行“只为包含以下内容的单元格设置格式”,然后在下方,将“介于”改为“小于或等于”,右边输入框中输入“0”。意思是,当收支差小于0,此时,收入小于支出,以红色显示。点击下方的“格式”,设置格式,我这里设置为红色填充,字体白色。点击确定。
 
按照相同的操作再新建一条规则,当收支差大于0时,显示为绿色。
 
设置好之后,直接单击B2单元格,点击功能菜单中的“格式刷”,然后单击一下B3,同样的方法单击一下E3,也就是复制规则,使得规则在该单元格也适用。
设置工作表保护
10、安全设置
 
因为这是收支表,涉及到隐私问题,因此,我们需要对表格进行隐藏、加密处理。
 
点击功能菜单下的“审阅”选项卡,找到“保护工作簿”,勾选“结构”,输入密码,密码要自己能记住。设置了保护工作簿之后,别人就不能随意删除工作表了。可以看到,在工作表标签上单击鼠标右键,删除、插入、重命名都变成了灰色。
 
其次是保护工作表,要想保护工作表生效,必须先将整个工作表锁定。设置方法,将鼠标移动到左上角行标签和列标签交叉处,单击一下鼠标左键,就选定了整张表,点击鼠标右键,设置单元格格式,保护,勾选锁定,点击确定。
Excel设置了工作表保护,无法修改
然后点击功能菜单中审阅选项卡下的保护工作表,直接将下方列表前的勾去掉,输入密码,点击确定即可。此时将不能对表格进行编辑操作。
 
以上就是个人收支表设计制作详细步骤,有喜欢的朋友可以将整个收支表带走,我会放到模板下载栏目。
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